Quản lý hàng tồn kho hiệu quả là tất cả về việc biết những gì đang có trong tay, nơi nó được sử dụng, và bao nhiêu kết quả sản phẩm đã hoàn thành.
Quản lý khoảng không quảng cáo là quá trình giám sát hiệu quả luồng không đổi của các đơn vị vào và ra khỏi khoảng không quảng cáo hiện có. Quá trình này thường liên quan đến việc kiểm soát việc chuyển giao trong các đơn vị để ngăn chặn hàng tồn kho trở nên quá cao, hoặc giảm dần đến mức có thể đưa hoạt động của công ty vào tình trạng nguy hiểm. Quản lý hàng tồn kho có thẩm quyền cũng tìm cách kiểm soát chi phí liên quan đến khoảng không quảng cáo, cả từ quan điểm của tổng giá trị hàng hóa được bao gồm và gánh nặng thuế được tạo ra bởi giá trị tích lũy của khoảng không quảng cáo.
Cân bằng các nhiệm vụ khác nhau của Quản lý hàng tồn kho có nghĩa là chú ý đến ba khía cạnh quan trọng của bất kỳ khoảng không quảng cáo nào. Khía cạnh đầu tiên phải làm với thời gian. Về vật liệu được mua để đưa vào tổng số hàng tồn kho, điều này có nghĩa là phải mất bao lâu để nhà cung cấp xử lý đơn hàng và thực hiện giao hàng. Quản lý hàng tồn kho cũng đòi hỏi một sự hiểu biết vững chắc về việc phải mất bao lâu để các tài liệu đó chuyển ra khỏi hàng tồn kho được thiết lập. Biết được hai lần dẫn đầu quan trọng này có thể biết khi nào cần đặt hàng và có bao nhiêu đơn vị phải được đặt hàng để giữ cho sản xuất hoạt động trơn tru.
Quản lý hàng tồn kho tính toán những gì được gọi là cổ phiếu đệm cũng là chìa khóa để quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Về cơ bản, kho đệm là các đơn vị bổ sung ở trên và vượt quá số lượng tối thiểu cần thiết để duy trì mức sản xuất. Ví dụ, người quản lý có thể xác định rằng sẽ là một ý tưởng tốt để giữ một hoặc hai đơn vị phụ của một phần máy đã có sẵn, chỉ trong trường hợp tình huống khẩn cấp phát sinh hoặc một trong các đơn vị chứng minh là lỗi sau khi cài đặt. Tạo đệm hoặc đệm này giúp giảm thiểu cơ hội sản xuất bị gián đoạn do thiếu các bộ phận thiết yếu trong hàng tồn kho cung cấp hoạt động.
Quản lý hàng tồn kho không giới hạn trong việc ghi chép việc cung cấp nguyên liệu thô và chuyển động của các nguyên liệu đó vào quá trình hoạt động. Sự chuyển động của những vật liệu đó khi chúng trải qua các giai đoạn khác nhau của hoạt động cũng rất quan trọng. Thường được gọi là hàng hóa hoặc công việc đang tồn tại, các tài liệu theo dõi khi chúng được sử dụng để tạo ra hàng hóa thành phẩm cũng giúp xác định nhu cầu điều chỉnh lượng đặt hàng trước khi hàng tồn kho nguyên liệu bị thấp hoặc nguy hiểm đến mức không thuận lợi.
Cuối cùng, quản lý hàng tồn kho phải làm với việc lưu giữ hồ sơ chính xác về hàng hóa đã hoàn thành sẵn sàng cho lô hàng. Điều này thường có nghĩa là đăng tải sản xuất hàng hóa mới hoàn thành lên tổng số hàng tồn kho cũng như trừ các lô hàng thành phẩm gần đây nhất cho người mua. Khi công ty có chính sách hoàn trả tại chỗ, thường có một danh mục con chứa trong khoảng không quảng cáo hàng hóa đã hoàn thành để tính cho bất kỳ hàng hóa trả lại nào được phân loại lại là chất lượng đã được tân trang lại hoặc hạng hai. Chính xác duy trì con số trên hàng tồn kho thành phẩm làm cho nó có thể nhanh chóng chuyển tải thông tin cho nhân viên bán hàng như những gì có sẵn và sẵn sàng cho lô hàng tại bất kỳ thời điểm nào.
Ngoài việc duy trì kiểm soát khối lượng và chuyển động của hàng tồn kho khác nhau, quản lý hàng tồn kho cũng có thể chuẩn bị hồ sơ chính xác được sử dụng để truy cập bất kỳ khoản thuế nào do mỗi loại hàng tồn kho. Nếu không có dữ liệu chính xác về khối lượng đơn vị trong từng giai đoạn của hoạt động tổng thể, công ty không thể tính toán chính xác số tiền thuế. Điều này có thể dẫn đến việc trả thiếu thuế và có thể bị phạt nặng trong trường hợp kiểm toán độc lập.
